Ein Auftrag vom Chef. Kurze Sätze, knappe Worte und die Sache ist übertragen. Das “Wie” interessiert nicht; was zählt ist alleinig das Ergebnis, ungeachtet des Weges, der dort hinführt.
Doch wie soll man’s anstellen, wenn die Information mangelhaft und das Ziel des Projekts nur schemenhaft umrissen ist? Die richtigen Fragen sind einem nicht gleich eingefallen und dem Chef sollte man eigentlich den Rücken frei halten. Ansonsten könnte er die Angelegenheit ja auch gleich selbst erledigen. Gehen Sie in 6 Schritten nach dem SIMPLE-Prinzip vor!
Schritt 1: Strukturieren
Fassen Sie die erhaltenen Informationen zusammen und strukturieren Sie diese. Hilfsmittel hierfür gibt es viele. Manche tun sich einfacher mit einem MindMap, manche mit Tabellen und wieder andere durch Karteikarten. Nutzen Sie, wass Ihnen am Einfachsten fällt. Notieren Sie offene Fragen und markieren Sie Lücken in Ihrer Informationssammlung.
Schritt 2: Informationen
Beschaffen Sie sich durch Recherche zusätzliche Informationen und füllen Sie so weit es geht die Lücken. Jetzt erst wenden Sie sich nochmals an Ihren Chef und füllen die allerletzten Informationslücken mit Wissen. Machen Sie es anders herum, werden Sie eventuell als zu unselbständig abgestempelt. Den Chef um letzte Informationen zu bitten ist sicherer als eigenmächtig wild darauf los zu werkeln und damit auch an den Vorstellungen des Vorgesetzten vorbei.
Schritt 3: Möglichkeiten abklären
Holen Sie sich Angebote ein, checken Sie ihre Möglichkeiten ab und machen Sie Vergleiche. Daraus ergibt sich in den meisten Fällen ein klares Ergebnis und eine logische, wirtschaftliche und praktikable Lösung für Ihr Projekt. Dies ist die Grundlage Ihrer Entscheidungen und damit auch die Rechtfertigungsbasis mit der Sie Ihre Entscheidung gegenüber dem Vorgesetzten vertreten können.
Schritt 4: Projekt planen
Skizzieren Sie sich einen Step-By-Step-Plan (Projekteinheiten) und hängen Sie ihn so auf, dass Sie immer wieder daran vorbei kommen. Solange Sie dabei niemanden anderen stören oder beeinflussen ist hier jedes Mittel zum Zweck das Richtige! Ihr Plan sollte bestenfalls immer eine Eventualität beinhalten. Wenn nicht, dann so! Die Gedanken zu einem Plan B machen das Vorhaben stressfreier und eröffnen vielleicht sogar weitere Möglichkeiten. Planen Sie so, dass Sie weniger den operativen und mehr den administrativen Part übernehmen. Das lässt Ihnen Spielraum zur Organisation und Interaktion bei Problemen.
Schritt 5: Leistungen abrufen
Jetzt beginnen Sie mit dem operativen Teil und rufen die vorher geplanten Leistungen der Skizze nach ab. Nach jede Projekteinheit ihrer Planung gehen Sie über zu Schritt 6 und kontrollieren das Ergebnis bevor Sie zum nächsten Teilbereich übergehen. Nur dann wird Ihr Projekt im gesammten ein Erfolg.
Schritt 6: Erfolg kontrollieren
Kontrollieren Sie immer wieder Fortschritt, Qualität und Zeitrahmen Ihrer Projekteinheiten. Bei Störung einer dieser Faktoren müssen sie zeitnah aktiv werden und administrativ eingreifen. Dafür haben Sie ihren Plan B. Kontrollieren Sie immer wieder den Erfolg jeder einzelnen Projekteinheit. Am Schluss kontrollieren Sie das Gesamtergebnis und ziehen eine Billanz. Stehen Sie zum Erfolg oder Misserfolg Ihres Projektes. Ihr Chef weiß wohl um den Schwierigkeitsgrad Ihres Projektes und hat mehr Verständnis, wenn Sie keine Ausflüchte suchen sondern zu den Fakten stehen. Durch die einzelnen Projekteinheiten haben sie im Gesamtprojekt immer irgendwo einen Erfolg.
